Agile Tour Paris 2011 – Améliorez votre Kanban

Agile tour 2011 parisCette présentation donnée par le très sympathique Jonathan Scher n’a qu’un seul défaut : son titre n’est pas forcément très bien trouvé. En effet, il n’est pas tant question ici d’améliorer le fonctionnement d’une équipe utilisant déjà Kanban, mais plutôt de présenter une méthode pragmatique, en 10 étapes, pour introduire les fondamentaux du Kanban (visualisation du workflow, limiter le travail en cours, flux tiré), le tout centré sur des modifications successives du tableau blanc.

L’unique prérequis pour mettre en place ce processus de transformation est donc de fonctionner déjà en utilisant un tableau blanc pour visualiser le travail de l’équipe, et ceci même si le tableau existe sous sa forme la plus élémentaire, par exemple en affichant les trois colonnes : « A faire », « En cours », « Fait ».

Etape 1 : Retirer les taches techniques

La première étape consiste à repenser la décomposition de son travail. Plutôt que de se focaliser sur un découpage d’ordre technique (GUI, couche de persistance, couche métier…), Jonathan préconise un découpage d’ordre fonctionnel, se focalisant sur les besoins du client. Ce sont ces besoins fonctionnels qui apparaîtront maintenant sur le tableau, sous forme de post-its, chacun de ces besoins pouvant par la suite être à nouveau découpé en sous-taches techniques si nécessaire.

Etape 2 : Stories petites et précises

Les taches fonctionnelles présentent sur notre tableau vont être définies sous forme de user stories, en respectant les critères INVEST (independant, negotiable, valuable, estimable, small, testable), l’accent étant mis sur la taille de ces stories, nécessairement petites pour que l’on puisse voir le flux progresser, et sur la nature précise de la définition du besoin, pour éviter les blocages dans le flux.

Etape 3 : Définition du « fini fini »

Chaque passage d’une colonne à l’autre doit être soumis à un certain nombre de critères (code commité sur la bonne branche, documentation écrite, tests unitaires écrits…). Cette check list va permettre de vérifier la complétude de l’étape que l’on s’apprête à quitter, et de s’assurer qu’elle est vraiment finie finie et pas seulement plus ou moins finie.

Etape 4 : Le bac rouge

Le bac rouge est un emprunt au Lean Manufactoring, méthodologie de production industrielle mise en place à l’origine par Toyota. L’idée de base étant que, dès qu’un ouvrier remarque une pièce défectueuse, il la mette dans le bac rouge en question. Régulièrement, les pièces défectueuses sont analysées pour identifier l’origine du problème. Un tel procédé peut facilement être appliqué à notre tableau : une zone est créée, dans laquelle seront placés tous les tickets « défectueux » une fois la fin du tableau atteint. Ils seront analysés (par exemple lors de rétrospectives), soit à intervalle régulier, soit quand le bac rouge atteint un certain seuil.

Etape 5 : Plus de colonnes

Pour mieux visualiser le flux, et être certain de bien suivre la progression des tickets (et de détecter au plus tôt la présence de goulot d’étranglement), Jonathan propose de découper le workflow en différentes étapes, correspondant chacune à une nouvelle colonne sur notre tableau. La chaîne de valeur, c’est-à-dire la succession des étapes permettant de produire de la valeur métier, se trouve alors matérialisée.

On pourra, par exemple, transformer notre A faire – En cours – Fait, en A faire – En spécification – En développement – En test – Fait.

Etape 6 : Plus de colonnes (bis)

La chaîne de valeur ne se limite souvent pas au travail de notre équipe, et très souvent des actions sont à faire, tant en amont qu’en aval, pour aller de l’expression du besoin par le client jusqu’à sa mise en production. Notre objectif final étant la satisfaction du client, et non pas simplement la performance de notre équipe, simple maillon d’une chaîne plus grande, il est donc intéressant de matérialiser sur notre tableau ces différentes étapes.

Etape 7 : Diagramme de flux cumulé

Le Diagramme de Flux Cumulé est un graphique superposant différentes courbes, une pour chaque état de notre workflow, la hauteur entre deux courbes indiquant le nombre de tickets dans un état donné. C’est un outil de reporting très puissant, qui va nous permettre entre autre de :
– voir l’encours
– voir les goulots d’étranglement
– voir le temps de cycle (c’est-à-dire le temps qu’une tache passe sur le tableau)
– aider à la planification

Etape 8 : Limiter l’en-cours

Un goulot d’étranglement peut être créé quand une étape B du workflow n’a pas assez de ressource pour remplir son office, mais aussi quand l’étape précédente A travaille trop vite, noyant l’étape B sous un travail qui ne pourra de toutes manières pas être accompli. Les personnes s’occupant de l’étape A vont donc se retrouver à travailler pour rien, il pourrait être utile que leur temps soit employé à autre chose, comme par exemple renforcer l’étape B. Pour permettre de visualiser cette problématique, on va positionner sur chaque colonne une limite, qui est le nombre maximum de tickets pouvant être présent dans cette colonne à un instant donné. S’il n’y a plus de place, aucune tache nouvelle ne pourra atteindre cette étape.

Etape 9 : Plusieurs lignes

Alors que le découpage en colonne va nous permettre de visualiser les différentes étapes de notre processus, il peut aussi être utile de mettre en place des lignes horizontales. Chacune de ses lignes représentera une thématique différente, le travail de l’équipe n’en sera donc que plus visible.

Etape 10 : Une ligne en or

Une de ces lignes pourra être utilisée pour un cas spécifique, ce que l’on nomme « expedit » en anglais. Parfois, une tache a une importance particulière ne permettant pas d’attendre que l’en-cours soit terminé pour s’insérer dans le flux. On pensera, par exemple, aux incidents bloquants en production. On créé donc une ligne spéciale, la ligne en or, qui permet exceptionnellement d’outrepasser les limites des différentes colonnes.

Conclusion

Une fois cette présentation, très réussie, terminée, la session s’est achevée sur une discussion étudiant les mérites comparés des tableaux blancs physiques et électroniques, ainsi que sur les contraintes de la gestion d’un tableau Kanban dans le cas d’une équipe multi-localisée.

Vous pouvez retrouver les slides de cette présentation à l’adresse suivante : http://www.slideshare.net/jonathanscher/amliorez-votre-kanban-9595505

Ressources

http://www.targetprocess.com

http://leansoftwareengineering.com/

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