Agile Tour Paris 2011 – A la recherche du temps perdu

Agile tour 2011 parisCette présentation, effectuée par Jean-Charles Meyrignac, avait pour but de faire le point sur les différentes sources de perte de temps, tant individuelles que collectives, et donne quelques pistes, principes et techniques, tant référencés qu’issus de ses propres expériences, pour améliorer sa productivité.

Principes et théorie sur l’utilisation de notre temps

Quelques grands principes nous permettent de théoriser notre rapport au temps et à la productivité :

  • Loi de Pareto, connue aussi sous le nom de loi du 80/20, et que nous pourrons appeler dans notre contexte “principe du moindre effort”. Cette loi explique que 20 % des tâches à effectuer nous permettent d’obtenir 80 % des résultats attendus, et nous encourage donc à identifier et à nous focaliser sur les actions les plus rentables.
  • Loi de Parkinson. Cette loi, aussi appelée loi de l’étalement du travail, explique que si on augmente le temps disponible pour accomplir une tâche, alors cette tâche s’étalera pour occuper tout le temps disponible.
  • Loi de Meyrignac, que l’on retrouvera souvent aussi sous l’expression “syndrome de l’étudiant” : quel que soit le temps imparti pour réaliser une tâche, le maximum du travail sera effectué en fin de période.
  • Effet Zeigarnik, célèbre effet psychologique expliquant que l’on se rappelle beaucoup mieux les tâches interrompues que les tâches finies. De cet effet découlent quelques principes qui peuvent nous intéresser dans le cadre de notre organisation par rapport au temps : toutes les tâches en cours monopolisent de la mémoire et de l’attention, plus on a de tâches en cours, plus le stress augmente, la tension diminue quand une tâche se termine, on retient mieux les choses faites en plusieurs fois (d’où l’intérêt de découper notre travail), toujours commencer par les tâches courtes et faciles (et donc diminuer l’en-cours, c’est-à-dire diminuer le stress).

Une fois ces différents principes exposés, Jean-Charles nous a fait un rappel sur la répartition du temps de travail au cours d’une journée. Le temps est ainsi composé de :

  • temps individuel
  • temps collectif (par exemple les réunions)
  • temps imprévu (par exemple gestion des coups de téléphone)

Conseils et techniques

Une fois ces différents principes exposés, Jean-Charles nous a prodigué de nombreux conseils issus de la littérature sur comment mieux s’organiser et comment mieux travailler, ainsi que de nombreuses astuces issues de son expérience personnelle.

Comment mieux s’organiser

Voici quelques conseils liés à l’organisation personnelle :

  • Dresser une liste des tâches à faire et ce, que ce soit de manière électronique ou sur un simple cahier.
  • Découper les tâches longues (ou les tâches pénibles), et limiter le temps (« timeboxer ») que vous allez accorder à ces tâches ainsi qu’aux tâches récurrentes.
  • Définir ses valeurs personnelles et ses objectifs à long terme, indépendamment des tâches à accomplir.
  • Ne pas chercher à forcément tout faire, apprendre à refuser, déléguer ou renoncer. Si vous comptez ne pas effectuer une tâche, prendre la décision au plus tôt.
  • Se fixer des échéances, mais limiter le nombre d’échéances.
  • Régulièrement, faire une revue des actions finies, et les mettre en relation avec les objectifs que l’on s’est fixés pour en vérifier la concordance.

Comment mieux travailler

Suivirent ensuite quelques conseils liés au travail à proprement parler :

  • En début de journée, se fixer un objectif à terminer avant la fin de la journée.
  • Travailler à son rythme, s’isoler (salle à part, télé-travail, casque et musique…).
  • Définir ses priorités pour la journée et négocier l’imprévu.
  • Gérer les intrus.
  • Questionner sa hiérarchie pour connaître les priorités, les limites, et donc pouvoir planifier.
  • Ne faire qu’une seule tâche à la fois, et la terminer avant de commencer la suivante.
  • Cependant, si plusieurs tâches sont en cours, rapidement en faire décroître le nombre, en terminant les tâches les plus rapides et les plus faciles.
  • Faire des pauses, se faire plaisir, se récompenser.
  • Grouper les tâches similaires
  • Si une tâche prend moins de 5 minutes, la faire de suite.
  • Quand c’est possible, travailler à deux.

Conseils personnels

Jean-Charles continua ensuite sur un certain nombre de conseils n’apparaissant pas dans les méthodes reconnues, mais issus de son expérience personnelle :

  • Consultez votre entourage et vos responsables sur la valeur réelle de vos tâches, et encore et toujours, renégociez vos priorités.
  • Eviter, autant que faire se peut, de faire les choses qui vous déplaisent ou qui n’ont pas de valeur pour vous.
  • Intéressez-vous à ce que vous faites, et soyez enthousiastes.
  • Séparez strictement le temps dédié à votre vie personnelle de celui dédié à votre travail.
  • Identifier les choses et les personnes qui vous font perdre du temps.
  • Préférer le mail à la messagerie instantanée et au téléphone. Ne pas hésiter à mettre le répondeur et à arrêter le logiciel de messagerie. Les mails permettent de travailler à son rythme, surtout s’ils sont traités par lot et pas individuellement à chaque fois qu’un mail arrive.

Conclusion

Ces différents conseils peuvent se montrer plus ou moins ardus à mettre en place, et certains d’entre eux nécessitent de revoir profondément nos habitudes de travail. Il est donc très fortement conseillé de prioriser les éléments qui nous semblent pouvoir nous apporter le plus de bénéfices, et de ne les mettre en place qu’un par un.

Ressources

http://bandedessinee-collection.over-blog.com
http://oppidumbike.over-blog.com

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