Agile Tour Paris 2011 – Améliorez l’efficacité de vos cérémonies Agiles

Agile tour 2011 parisCette présentation, animée par Véronique Messager, part du constat suivant : l’Agilité de manière générale, et Scrum en particulier, reposent fortement sur la tenue régulière de réunions très spécifiques, que l’on appelle « cérémonies ». Du bon déroulement de ces cérémonies dépend en grande partie la réussite de notre projet. Or, de part leur caractère récurrent, il est possible qu’une certaine lassitude s’installe, rendant ces réunions lassantes, inintéressantes, inefficaces ou démotivantes.

Véronique, en s’appuyant sur les fondamentaux de la conduite de réunion, cherche donc à nous donner les clés pour garder le caractère structurant des cérémonies Agiles, en insistant sur le rôle du Scrum Master, en donnant des clés pour une bonne préparation des réunions, et en listant les bonnes pratiques à appliquer lors de leur déroulement.

Le rôle central du Scrum Master

Dans un processus Scrum, un des rôles alloué au Scrum Master est de s’assurer du bon respect des principes liés à la méthodologie, et donc, plus précisément dans le cas qui nous intéresse, de la bonne tenue des cérémonies. Il sera donc dans ses attributions d’appliquer tout ou partie des conseils prodigués par la suite pour assurer le meilleur déroulement de nos réunions.

N’oublions pas que le Scrum Master a un rôle de facilitateur. S’il est responsable du cadre et de la manière dont se passent les réunions, il n’est pas responsable de leur contenu. On est ici dans le cadre d’équipes auto-gérées, c’est donc l’équipe elle-même qui prendra cette responsabilité, soutenue par notre Scrum Master qui est là pour l’aider à développer son potentiel.

De l’importance de la préparation

N’en déplaise aux aficionados de l’improvisation (dont je fais parfois partie…), une bonne préparation est primordiale pour la bonne tenue d’une réunion. Pour ce faire, 5 principes sont à respecter.

Fixer l’objectif

Avoir clairement identifier l’objectif de la réunion est primordial. En effet, si tel n’est pas le cas, il y a de fortes chances que cette dernière parte en digressions, qu’elle s’étire en longueur et qu’au final, aucune décision intéressante ne soit prise. Il faut donc clairement identifier l’objectif (diffusion d’information, brainstorming, résolution de problème, prise de décision sur un sujet balisé…), mais aussi très clairement le communiquer. Idéalement, on se limitera à un unique objectif par réunion, et on n’hésitera pas à le rappeler au démarrage de celle-ci. On peut aussi envisager de l’afficher clairement à la vue de tous.

Dans le cadre des cérémonies Agiles, l’objectif reste directement induit par le type de cérémonie que l’on doit animer.

Identifier les participants

La liste des participants doit être clairement établie. Il ne faut inviter que les personnes indispensables, et ne surtout pas convier trop de monde. Eviter aussi d’inviter des personnes qui ne seront intéressées que par une partie de la réunion. Si c’est le cas, c’est que votre réunion a trop d’objectifs (cf. point précédent), et qu’il est peut-être préférable de la séparer en plusieurs « sous-réunions ».

D’autre part, il peut être intéressant, pour s’assurer l’implication et l’attention des participants, de déléguer une partie de l’animation de la réunion. Cette délégation devra se faire durant la phase de préparation. En effet, si ce choix est imposé aux personnes durant la réunion, il pourrait y avoir un sentiment de « traquenard », et une situation de rejet. Parmi les actions qui peuvent être déléguées, on pourra trouver :

  • l’animateur (qui s’assure du suivi de l’agenda)
  • le time keeper (respect du temps imparti à la réunion)
  • l’observateur (qui analyse le déroulement de la réunion, et pourra proposer des améliorations sur la forme)
  • Le pousse-décision (en charge de prise d’actions correspondant à des problèmes soulevés)

Si ce type de délégation est mis en place, on prendra soin de faire tourner les rôles entre chaque réunion.

Préparer l’agenda

L’agenda va indiquer les différents points, les différentes étapes, qui seront abordés lors de la réunion. Pour chacun de ces points, on pourra indiquer une durée. L’agenda doit être communiqué aux participants avant le début de la réunion (idéalement dans l’invitation), et devra aussi être rappelé au début de celle-ci, et pourquoi pas affiché (de la même manière que l’objectif).

L’agenda peut d’autre part prévoir des actions préparatoires de la part de tout ou partie des participants.

Lister les critères de validation

Corrélés avec l’objectif de la réunion, il faut aussi en déterminer les critères de validation, c’est-à-dire les livrables qui sont attendus, et qui peuvent prendre plusieurs formes : documents, réponses à des questions, décisions, plans d’action…

L’atteinte ou non de ces critères de validation nous permettra d’évaluer le succès de notre réunion.

Préparer l’environnement

Dans cette partie, on va tout d’abord envisager le côté purement matériel de la réunion : réservation de la salle de réunion, disposition au sein de la salle, lister et préparer le matériel nécessaire… On va pouvoir aussi se poser la question de la technique d’animation à employer : on pourra, par exemple, envisager l’utilisation d’Agile Games, ou encore réfléchir aux différentes méthodes existantes pour animer une rétrospective. Varier la manière d’animer une réunion peut être un bon remède à la lassitude.

Assurez le bon déroulement d’une réunion

Une fois que notre réunion est bien préparée, il nous reste encore à l’animer.

Accueillir

Réussir le démarrage de sa réunion est très important. Les quelques minutes au commencement ne sont pas forcément toujours aisées : les gens n’arrivent pas forcément en même temps, des discussions parallèles se créent, tout le monde n’est pas concentré… Il faut donc réussir à recentrer les participants, et pour ce faire, rappeler l’objectif, l’agenda et les attendus de la réunion, et préciser éventuellement les rôles et attributions de chacun, et les règles du jeu qui seront utilisées.

Une fois ces éléments posés, les participants devraient être tous synchronisés, et la réunion à proprement parler pourra commencer.

Faire respecter la discipline

Les règles du jeu ayant été rappelées (écoute, respect, ne pas s’interrompre, ne pas monopoliser la parole…), il est important de les faire respecter (les afficher peut éventuellement être une aide). Il ne faut pas non plus hésiter à interrompre toutes les discussions qui ne sont pas directement en rapport avec l’objectif affiché.

Evidemment, faire respecter la discipline doit se faire dans le plus grand respect des participants à la réunion.

Créer un cadre protecteur

Il est primordial que l’ensemble des participants puisse s’exprimer. Et pour cela, ils doivent se sentir en confiance. Il est donc du devoir de l’animateur de créer une atmosphère propice, et de s’assurer que personne ne monopolise la parole et que chacun puisse présenter ses opinions. On pourra, par exemple, susciter ce type de comportement en encourageant les moments de réflexion où chacun aura l’occasion d’écrire son point de vue vis-à-vis d’un problème donné sur des post-it de manière simultanée, pour ensuite débriefer tous ensemble.

Ecouter

Une réunion a pour moteur l’échange d’opinion, et il n’y a pas d’échange fructueux sans écoute.

Tout d’abord, il faut savoir repérer et identifier les comportements « écoutricides », pour pouvoir les contrer :

  • monologue
  • jugements péremptoires
  • à priori
  • couper la parole
  • absence de curiosité
  • faire à la fois les questions et les réponses
  • interpréter
  • n’utiliser que des questions fermées

Ensuite, une bonne écoute se décompose en trois parties : la question (ou l’exposé du sujet), l’écoute à proprement parler et la reformulation.

On distinguera 3 types de question, chacun utile dans un contexte donné :

  • les questions ouvertes, pour explorer, clarifier, comprendre
  • les questions alternatives, pour contraindre, proposer
  • les questions fermées, pour valider, confirmer.

L’écoute ensuite, qui elle aussi peut prendre plusieurs formes :

  • analytique
  • stratégique
  • pragmatique
  • empathique

La reformulation enfin, qui permet de s’assurer de sa bonne compréhension et de celle de l’ensemble de l’auditoire.

Prise de décision

Dans un contexte Agile, où les équipes sont auto-organisées, les décisions émergeant des réunions ne doivent pas être imposées mais, autant que faire se peut, prises de manière collégiale.

Un protocole en trois étapes peut permettre d’arriver à ce genre de consensus :
– Un participant fait une proposition
– Tous les autres participants le questionnent pour préciser cette proposition
– Chacun exprime son opinion sur cette proposition

ROTI

Le ROTI (pour Return On Time Invested) permet, par un vote simultané à main levée (en notant de 1 à 5 avec les doigts), de déterminer l’intérêt que les participants ont porté à la réunion. Il peut être intéressant de prévoir à l’agenda de la réunion un peu de temps pour débriefer sur le ROTI, sous forme de mini-rétrospective, en vue d’améliorer le déroulement de nos prochaines cérémonies.

Conclusion

Cette présentation de Véronique Messager nous a permis de rappeler que, même si l’utilisation des méthodologies Agiles nécessitent un changement profond du comportement des différents intervenants, les cérémonies qui les ponctuent n’en restent pas moins assujetties aux règles standards d’animation de réunion, règles qu’il est toujours bon de rappeler et de formaliser.

Ressources

http://dir.coolclips.com/
les slides de la présentation

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