[Agile France] – Outils de facilitation

 

 FACILITER,  signifie aider un groupe, une ou des personnes à apprendre, explorer, trouver des solutions, atteindre un consensus. Pourtant la facilitation est souvent négligée.

C’est lors du salon Agile France 2012, le 24 et 25 mai dernier, que j’ai eu l’occasion d’assister à une conférence sur les outils de facilitation, présentée par Jean-Claude Grosjean (@jcQualityStreet), sous forme d’un mode Show & Tell, c’est-à-dire en présentant visuellement les concepts postés au murs de la salle, et en les expliquant ensuite à l’audience. Ces outils et techniques de facilitation, pour certains bien connus, sont terriblement efficaces et simples de mise en œuvre, que vous pourrez le voir ci-après.

1- Les 7P

Afin de bien préparer un workshop (un atelier), le cadrer pour qu’il soit plus efficace, l’utilisation des 7P peut être votre solution. Voici la signification des 7 différents P, et donc des 7 étapes liées, avec les questions essentielles à se poser.

–       Purpose (But):Quels sont les objectifs du workshop ? le point de départ de la réunion en atelier.

–       People : Qui va participer ? Quels rôles les participants vont jouer ?

–       Product : Quel est le résultat attendu du workshop ?

–       Process : En tenant compte des 3 éléments précédents, quel process va-t-on mettre en place pour répondre aux objectifs, par rapport aux participants et au résultat attendu ? (Process qui peut se matérialiser par une série d’activités, exercices)

–       Preparation : Faut-il une préparation au préalable de la part des participants ? Des impressions à réaliser peut-être ? Envoyer des documents aux participants ?

–       Practical concerns (côté pratique) : En terme de logistique, que faut-il prévoir ? (réservation de salle, horaires, paperboard…)

–       Pitfalls (pièges, risques) : Quels sont les risques ? Quelles sont les actions pour les gérer ?

Cet outil de facilitation peut très bien être utilisé en solo ou en travail collaboratif (encore mieux) sur un grand tableau blanc par exemple.

2- L’agenda

Comment garder le focus sur l’objectif d’une réunion, du workshop ainsi que donner de la visibilité sur le résultat attendu ? Faire un agenda ! Cela permet à la fois d’être prêt pour la réunion, mais également d’anticiper certaines actions.
Voici par exemple l’agenda d’un workshop de « Backlog Refinement ».

Notez l’astuce d’écrire les étapes sous forme de questions.

3- Check-in

Cet outil de facilitation a pour objectif de briser la glace, ouvrir un workshop. Le facilitateur commence par poser la question « Alors, comment vous sentez-vous aujourd’hui ? ». Le choix du premier à parler peut être celui d’un volontaire ou un tirage au sort.

Cela permet de libérer le stress et la parole, mais donne également l’état émotionnel aux autres participants. Ce Check-in peut être orienté boulot ou non. Il peut faire ainsi la transition entre la vie hors-groupe et le workshop qui démarre.

4- Objectifs individuels

Demander aux participants quelles sont leurs attentes vis-à-vis du workshop. L’objectif est de s’assurer que le workshop réponde aux attentes des participants, qu’ils y trouvent un intérêt, tout en donnant à l’organisateur une visibilité permanente sur ces objectifs individuels, lorsque ceux-ci restent visuellement affichés.

C’est un très bon outil pour les formations par exemple, où le formateur peut  attirer l’attention d’un participant à un moment clé comme quoi il va aborder désormais l’objectif de telle personne. Mais également, en fin de workshop (formation..), on peut revenir sur ses objectifs et établir un bilan.

5- Feedback door

Vous vous demandez lors d’un long workshop comment récolter un feedback continu des participants sans pour autant l’interrompre ? La feedback door est l’idéal dans ce cas.

Le principe de cet outil est de placer un poster sur la porte de sortie, où chaque personne doit laisser une remarque (positive ou négative) avant de quitter la salle. Elle l’écrit sur un post-it et le colle sur le poster sur la porte, étalé verticalement suivant une échelle allant du très négatif en bas au très positif en haut.

Ainsi le facilitateur, organisateur peut avoir un retour permanent des participants,  observer aux pauses cette feedback door, et s’ajuster, s’améliorer en continu.

6- Règles de base

Comment atteindre notre objectif sans conflits destructeurs ni distraction ? Une solution à ce problème et de définir des règles de base de bon fonctionnement en équipe, afin de susciter un engagement de tous et surtout de laisser affichées, à la vue de tous.

Ainsi on pourra au besoin refaire appel à ces règles pour gérer des situations délicates, comme la gestion des personnes coupant la parole, lorsqu’une règle affichée est du style « On respecte celui qui parle ».

Lors de la conférence, la présentation de cet outil de facilitation a permis d’échanger sur des problématiques comme la gestion d’un monopolisateur, et l’avis parfois très divergents, des nombreux facilitateurs étant venus assister à cet atelier Show&Tell a permis d’enrichir le débat.

Par exemple, sur la gestion d’un monopolisateur de paroles, comment réagir ? Il y a la solution brutale de lui couper la parole, avec éventuellement le rappel d’une règle de base affichée le cas existant. Ou alors on peut adopter une solution plus fine en allant demander aux autres si cette situation est habituelle dans l’entreprise, comment ils réagissent dans ces cas, le tout afin que l’équipe réagisse et que la personne concernée se taise d’elle-même. De fait, aller chercher les autres est souvent la clé.

7- Scope (IN/OUT)

Comment avoir les idées claires au démarrage d’un workshop sur ce qu’il y a faire ? Il suffit parfois d’écrire ce qu’on fait mais également surtout ce qu’on ne fait pas, pour bien cadrer le scope justement, le périmètre.

Cet outil de facilitation très simple consiste donc à afficher sous forme d’un tableau à deux colonnes IN/OUT, ce qu’on fait et ce qu’on ne fait pas.

8- ESVP

En introduction d’un workshop, comment mesurer en douceur l’attitude des participants vis-à-vis d’un workshop et d’avoir des gens motivés ? Un outil appelé ESVP permet de classer rapidement en 4 catégories l’attitude des participants.

–       Explorateur : Celui qui a envie de découvrir de nouvelles choses et d’apprendre toujours plus

–       Shopper : Celui qui va jeter un œil à toute l’info disponible et qui sera heureux de sortir de là avec une bonne idée

–       Vacancier : Celui qui n’est pas vraiment intéressé mais qui est plutôt content de sortir de son quotidien

–       Prisonnier : Celui qui a le sentiment d’être forcé d’assister au workshop et qui pense avoir mieux à faire ailleurs

Le facilitateur peut donner une pastille à chaque participant, lequel collera cette pastille sur un poster avec les 4 catégories. Il identifiera ainsi la population du workshop et pourra l’adapter en conséquence.

Si jamais, il y a un « prisonnier » dans la salle, il faudra l’identifier (demander qui c’est simplement) et creuser l’information avec lui, voir s’il ne vaut pas mieux qu’il quitte la salle tout simplement pour l’intérêt du groupe et le sien. Sinon, s’il décide de rester, parce que peut-être il y trouvera un intérêt finalement, son attitude sera moins celle d’un « prisonnier ».

 

9- Vote à 5 doigts

Comment aboutir  à une décision « collaborative » ? Commet faciliter les gens à adhérer sur un vrai consensus ?

L’outil du vote à 5 doigts est un outil adapté à cette problématique pour se décider rapidement.

Chacun vote la main levée avec un certain nombre de doigts suivant l’échelle suivante :

–       5 : j’adhère totalement à cette idée

–       4 : cette solution me va et je suis ravi qu’on n’y soit parvenu

–       3 : Je peux m’accommoder de cette décision et j’y apporte mon soutien

–       2 : J’ai quelques réserves vis-à-vis de cette décision et j’aurai du mal à la soutenir

–       1 : J’ai de sérieux doutes sur cette solution. Je ne peux ni m’en accommoder ni la soutenir

Il faut rediscuter jusqu’à obtenir que des 3, 4 ou 5.

10- Plan Action

Une fois les décisions prises, avec pourquoi pas le vote à 5 doigts, il faut les acter. Comment susciter l’engagement de l’équipe sur une décision ? Comment éviter l’effet Plouf ? Vous savez quand dans une réunion les participants sont dynamiques et prêts à entreprendre mille travaux, mais qu’une fois la journée terminée, le dynamisme et la motivation retombent complètement : l’effet Plouf.

 Un outil pour cela est de se fixer un plan d’action, un tableau affiché, visible de l’équipe, avec les 3 colonnes importantes :

–       QUOI : l’action à mener

–       QUI : un auteur, ou un responsable de la réalisation de l’action

–       QUAND : une échéance limite

 Il est bénéfique ce plan soit facilement accessible, et peut ressurgir sur un radiateur d’informations.

 

11- ROTI

Désormais cet outil de facilitation est de plus en plus connu, et nous l’avons retrouvé d’ailleurs à de nombreuses conférences de cette Agile France. Très simple et très efficace, il permet de récolter très rapidement un avis des particpants, un feedback en fin de workshop.

On demande aux gens de noter avec leur main, leur Return Of Time Invested, pour évaluer un workshop dans le but de l’améliorer par la suite.

Chaque participant lève sa main en laissant de 1 à 5 doigts levés avec une échelle allant du « 1, inutile, j’ai perdu tout mon temps » au 5 « Excellent, où le workshop était totalement bénéfique et valait plus que le temps qu’on y a passé ».

Puis on peut ensuite creuser les informations avec ceux ayant mis 1 et 2 dans l’optique de s’améliorer pour le prochain workshop.

12- Parking Lot

Parfois, lors d’une formation un participant va poser une question alors que ce n’est pas le bon moment. Ou alors lors d’un workshop, quelqu’un va avoir une idée pour une future étape de l’agenda, mais pas au bon moment.

Cet outil de facilitation appelé « Parking Lot » est un simple poster où l’on colle des remarques, questions (en post-its) dessus afin de mettre les remarques pour plus tard et pas oublier, et revenir dessus ensuite.

Ainsi c’est surtout 3 messages forts que le facilitateur renvoye aux participants d’un atelier de travail :

–       J’ai entendu votre question/remarque

–       Nous ne l’oublierons pas (visible sur le poster dans la salle)

–       Nous reviendrons dessus forcément et en reparlerons

Conclusion

Le rôle du facilitateur est d’aider à chacun à donner le meilleur de lui-même, à apprendre, explorer, trouver des solutions et atteindre un consensus. C’est un des rôles clé du métier de Scrum Master. Les outils de facilitation présentés ci-dessus sont à la fois simples et de très bonne pratiques à essayer dans son contexte professionnel.

Personnellement, j’ai fortement apprécié cette conférence (ROTI de 5), avec non seulement une présentation claire de la part du speeker Jean-Claude Grosjean (site web : www.qualitystreet.fr), mais également surtout un enrichissement de la séance avec des échanges productifs de la part des participants, faisant également leur retour d’expérience sur l’utilisation de ces outils de facilitation, parfois avec des variantes intéressantes, comme par exemple l’utilisation de l’Innovation Game « Speed Boat », utilisé comme outil de rétrospective (définir les moteurs du bateau, qui ont poussé le projet en avant, et les ancres qui l’ont frainé, le tout toujours dans un but de visualisation graphique des événements, la force du management visuel).

N’hésitez donc pas à commenter cet article pour laisser vos feedbacks et avis sur les outils de facilitation que vous utilisez.

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COMMENTAIRES 7 commentaires

  1. Très bon résumé de la session et merci pour ce feedback
    Bref BRAVO!
    jc

  2. Denis Jallet dit :

    Très intéressant effectivement, est-ce possible de décliner ce dispositif dans une organisation répartie sur plusieurs sites, ce qui limite les workshops en présenciel ?

  3. Ricardo dit :

    Merci jc !
    @Denis, le fait d’être repartie sur plusieurs sites n’est pas une contrainte évidente à gérer.
    Le plan d’actions suite à une réunion en devient encore plus important, pour bien suivre les actions.
    Mais du coup au lieu d’avoir du management visuel concret, on peut se rabattre sur des outils numériques (un plan d’action informatique…)

  4. REDOUANE dit :

    je suis fan.
    Merci pour ce feedback

  5. Roussel dit :

    Merci ! C’est très clair et très riche

  6. Rémi G dit :

    Un grand merci pour cette synthèse de 2012 mais qui reste toujours d’actualité !!

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