[Agile Tour Paris] – Backlog vs Référentiel d’exigences

Lors de l’Agile Tour Paris 2012, Sophie Cottin, expert qualité chez Vente-Privée, a animé une très bonne session sur un retour d’expérience dans son entreprise. Sa société a mis en place SCRUM il y a un peu plus d’un an et demi, appuyé notamment sur la suite logicielle TFS (Team Foundation Server). Mais ils ont été confrontés à des interrogations et obstacles, notamment par rapport au référentiel d’exigences.

Comment faire pour faire de l’agile, pour gérer l’incertitude et mettre en place des référentiels d’exigences précis et évolutifs qui répondront aux attentes de leur Qualification ? Comment permettre au métier d’avancer avec des informations imparfaites et donner les moyens à l’équipe de maîtriser son produit ? C’est les points que nous allons aborder par la suite.

Processus Agile

En mars 2011, la société Vente-Privée a lancé une étude pour se réorganiser. Un état des lieux a été réalisé et ils ont décidé de passer sur une méthodologie Agile SCRUM, en autres dans le but de réduire le Time to Market, le temps nécessaire avant qu’une fonctionnalité soit mise en production.

Scrum a donc été mis en place en juin 2011 dans les équipes de développement. En outre, les démarches projet ont évolué d’une analyse fonctionnelle, c’est à dire la caractérisation des fonctions d’un produit pour satisfaire les besoins utilisateur, vers l’Ingénierie des Exigences.

L’Ingénierie des Exigences

Autrement appelé « Requirement Management », elle a pour objet d’établir et de maintenir un accord avec les parties prenantes sur les exigences du système à construire. Les exigences correspondent à ce que le système devrait être ou faire. On passe donc des besoins utilisateurs aux exigences, en étudiant notamment les impacts sur le produit.

Les 4 activités principales de l’ingénierie des exigences sont :

  • L’élucidation des exigences, comprendre le problème et capturer le besoin
  • La spécification des exigences, transformer le besoin en exigence
  • La validation des exigences
  • La gestion des exigences, maintenir la cohérence entre les exigences et le produit, soit également la gestion des changements.

Tracabilité

Pour répondre au besoin d’un outil de gestion des exigences, avec notamment la traçabilité des exigences, Vente-Privée a mis en place TFS 2010 (Team Foundation Server).

Cet outil a de nombreux intérêts :

  • Obtenir les tests associés à une exigence
  • Les exigences depuis un besoin
  • Le code associé lié à une exigence
  • La couverture de tests associée
  • La couverture de code
  • Les bugs liés

Tout est tracé grâce à cet outil et les items sont tous reliés entre eux, permettant ainsi de remonter la traçabilité de bout en bout, jusqu’au code. TFS permet ainsi d’avoir un excellent outil pour analyser les impacts d’une exigence.

Work Item

La suite logicielle TFS utilise ce qu’on appele un Work Item, c’est-à-dire un élément de travail enregistré en base pour sauvegarder la définition, l’assignation, la priorité, l’état d’avancement du travail principalement.

De base, en installant l’outil avec le workflow agile, plusieurs types de Work Item sont créés, notamment pour les User Stories, cas de tests, tâches, bugs.

Vente-Privée a décidé d’utiliser les 4 suivants, en les customisant (personnalisant le Template pour les adapter à leur organisation).


De la liste des exigences, sous forme de work items, on produit facilement un backlog d’exigences.

Au final pour accompagner ce nouveau processus agile, Vente-Privée a également choisi de faire le grand saut en réorganisant la DSI pour appuyer au mieux le changement de méthodologie.

Constats

Un an après la mise en place de ce changement plusieurs constats ont été faits afin d’améliorer le process.

Tout d’abord les User Stories, work item Exigence, sont créés dans le backlog avec un lien de type mère-fille entre elles. Par exemple, l’ajout d’une règle code postal sur le formulaire d’inscription est une exigence fille de l’exigence formulaire d’inscription. Celle-ci se voit dupliquer en tant que fille de toutes les exigences parentes identifiées. Cela pose notamment des problèmes de :

  • Multiplication des cas de tests
  • Manque d’une vision globale et d’analyse des impacts (la règle du code postal doit certainement impacter d’autres parties du site web)

A cela s’ajout les constats suivants :

  • Maitrise du produit en baisse et diminution de la qualité
  • Plusieurs PO par projet et par produit
  • Manque de maîtrise du projet global
  • Nette augmentation du temps de recette

Vente-Privée a beau être parti d’une spécification de plusieurs centaines de pages pour la découper en exigences et être ainsi plus souple et agile sur les évolutions, la réalité du terrain a montré les faiblesses du processus théorique, notamment sur l’aspect Versionning et évolutions. Il était difficile de savoir exactement les exigences d’une version donnée (et ainsi répondre au besoin de la Qualification d’avoir un référentiel d’exigences précis) ainsi que d’avancer pour le métier avec des informations imparfaites.

Le backlog ne correspondait pas au final au référentiel d’exigences souhaité.

Ajustement du processus

En réfléchissant ainsi à corriger ces problèmes, dans une démarche agile d’amélioration continue du processus, a trouvé quelques ajustements salvateurs, sans pour autant renier SCRUM et l’organisation agile mis en place un an auparavant.

Ainsi depuis aout 2012, le process a été modifié de la manière suivante :

  • Ajout d’une « Liste au Père Noël »
    • Cette liste géré par le PO correspond à une liste de besoins, avec des informations parfois imparfaites/incomplètes, mais permet d’avancer
  • Le référentiel d’exigences existe toujours bien sûr, avec plus de rigueur que la liste au père Noël, correspondant aux attentes de la Qualification
  • 2 nouveaux Work Items ont été ajoutés : un pour exprimer un besoin (pour la liste au père Noël), l’autre pour définir un incident, qui sera peut-être un bug ou non après analyse

Work Item

Voici le nouveau diagramme de gestion des work items :

Backlog

En outre les exigences du backlog sont en plus reliées par un lien Prédécesseur-Successeur de TFS, entre une première exigence « Online » (version en prod actuelle) et la même exigence recopiée en tant que successeur « A venir », avec une couleur différente dans le backlog, permettant ainsi de mieux identifier les versions en cours et à venir, tout en conservant les liens, information importante pour la traçabilité des exigences.

Enfin, en termes d’organisation, le métier ne fait plus les exigences mais l’équipe. L’élucidation du besoin en exigence est réalisée conjointement entre le PO et l’équipe. Le PO se voit ainsi soulagé dans son travail par rapport au processus précédent lui conférant une forte pression. Enfin, les exigences sont rédigées par compétence d’analyse fonctionnelle. Ce n’est pas un acteur dédié, mais n’importe quel membre de l’équipe qui a la compétence fonctionnelle associée.

3 mois plus tard le nouveau process a l’air d’être satisfaisant, et au besoin, ils n’hésiteront pas à être agile et le modifier pour s’améliorer.

Pour conclure…

Vente-Privée a su se montrer agile en remettant en cause son processus pour s’améliorer, sans pour autant abandonner l’agilité, ce qui aurait peut-être tenté certains. Personnellement j’ai bien aimé ce retour d’expérience, à la fois parce que Sophie a su défendre le processus agile et le référentiel d’exigences face à un public posant des questions à mon sens piégeuses mais également pour avoir su montrer que la gestion des exigences, si cruciale dans les projets, n’était pas antinomique avec l’agilité. En outre j’ai bien aimé le retour d’expérience lié à l’utilisation de TFS 2010, notamment la customisation des work items et l’utilisation de l’outil qui est faite pour la traçabilité des exigences, qui pour le cas présent est réellement utilisé, pour l’analyse d’impacts d’une exigence par exemple.

Quelques liens pour aller plus loin

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COMMENTAIRES 1 commentaire

  1. Gilles dit :

    Je suis très heureux de lire ce retour d’expérience. N’ayant pu assister à l’Agile Tour Paris cette année je n’avais pas remarqué cette session et votre billet me donne quelques nouvelles d’un audit éclair que j’ai effectuée en Mai chez Vente-Privée. Je vois que Sophie a fait beaucoup de chemin depuis. J’avais entre autre proposé cette idée de liste au Père-Noël pour ne pas laisser les PO faire le travail “technique” d’élucidation des exigences. C’est amusant de voir que l’idée est restée.

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