Facilitez-vous la vie !

social-media-tools-swiss-knifeComment peut-on, au niveau du travail, se faciliter la vie? La facilitation peut être vue comme un ensemble de fonctions dynamiques avant, pendant et après une rencontre afin d’aider un groupe à  atteindre ses objectifs. Ce terme désigne toutes les pratiques visant à aider un groupe à mieux réussir, c’est-à-dire à atteindre ses objectifs. Nous verrons que ces pratiques peuvent être également utilisées dans la vie privée.

Voici donc un retour sur une conférence de Ricardo Minhoto.

Bonnes pratiques pour un animateur de réunion

Exercice de facilitation ESVP

L’exercice consiste à catégoriser les participants d’une réunion en quatre points

explorer

Explorer: 

  • Vous êtes de nature curieuse
  • Vous venez pour découvrir un maximum de choses.

shopper

       Shopper:

  • Vous êtes là pour jeter un coup d’œil à toutes les infos disponibles et piocher la bonne idée qui vous aura plu le plus.

vacationer

Vacationer:

  • Vous venez là en touriste sans être spécialement passionné par le sujet.

prisoner

Prisoner: 

  • Vous êtes là de force, vous avez été obligé par votre hiérarchie de participer à un workshop.

Joignant la théorie à la pratique, nous avons pratiqué l’exercice sur le champ, résultat:

  • Explorer: 7
  • Shopper: 10
  • Vacationer: 1
  • Prisoner: 0

Ok, mais ça sert à quoi ? Ça permet d’identifier les prisonniers, pour ne pas les laisser moisir.

  • Si la hiérarchie est en cause et s’il va être un boulet pour le workshop, il vaut mieux qu’il parte, et s’arranger avec sa hiérarchie après. Ou peut-être le simple fait de discuter avec le prisonnier va éventuellement changer son état d‘esprit. Il faut à tout prix éviter les personnes contraintes.
  • S’il y a une majorité de touristes, se poser la question : le sujet a-t-il été mal abordé ?
  • Ensuite, suivant le pourcentage de shoppers ou d’explorers, le conférencier va adapter son discours, les shoppers ayant déjà des connaissances sur le sujet.

Pratique de réunion: les 7P

Ils vont vous aider à ne rien oublier lorsque vous préparez une réunion

  • Purpose
  • People
  • Product: qu’est-ce que l’on attend de la réunion ?
  • Process:  exercices que l’on prévoit de faire dans un workshop de brainstorming, comment vous voyez que la réunion va se dérouler, comment vous voyez un découpage en mini-réunions
  • Preparation: préparer les documents,… (aspect intellectuel)
  • Practical concerns: réserver la salle,… (aspect matériel)
  • Pitfalls: On oublie souvent cet aspect. Par rapport à tout ce que l’on a défini, quels risques peut-on identifier ? Par rapport aux participants à cette réunion, y-a-t-il des risques de partir à la dérive ou hors sujet ? Si l’on identifie un risque entre deux équipes, on peut faire une pré-réunion pour éliminer le risque ou faire deux réunions séparées.

L’agenda

Cela consiste à afficher les grandes étapes de la réunion que vous prévoyez.

Astuce: on peut afficher l’agenda au fur et à mesure de la réunion, et barrer les étapes passées. Ainsi les personnes qui suivent la réunion ont bien en tête les étapes et ont une vision claire de là où en est la réunion.

Astuce: scope in/out

Quand on a identifié un risque que les personnes dépassent le cadre de la réunion, il peut être bien, avant même d’éliminer ce risque, de présenter de quoi on va parler et surtout qu’est ce qui est „out“: de quoi on ne va pas parler. Comme ça, dès qu’un écart se fait dans la réunion, on pourra se référer à l’agenda. On peut l’afficher lors de la réunion et/ou le diffuser à l’avance.

Plan d’action

C’est le minimal de la conclusion de la réunion. Si vous voulez que les choses se passent bien post-réunion, on peut définir un plan d’action tout simple avec trois colonnes.

  • Qui est responsable de l’action ?
  • Quoi: qu’est-ce qui est attendu ?
  • Deadline.

Ce sont trois éléments simples mais essentiels pour ne pas avoir l’impression que la réunion a été chronophage, ce qui sera le cas s’il n’y a pas d’aboutissement derrière.

Le plan d’action est partagé après la réunion, mais il faut qu’à la fin de la celle-ci, il y ait une adhésion du groupe au plan d’action.

Autres astuces

Il peut être également utile de définir des règles de base qui peuvent être affichées dans la salle de réunion ou les annoncer. Par exemple, si l’on travaille en conf call avec beaucoup de personnes, la personne qui parle doit annoncer son nom avant de parler.

Méthode CPA

  • Clarté: définir ce qui est attendu de la réunion : Les objectifs, le résultat.
  • Pertinence: est-ce que la réunion est faite au bon moment ? avec les bonnes personnes ? Définir les rôles de certaines personnes. A-t-on invité toutes les personnes concernées par le problème ?
  • Adhésion: il vaut mieux obtenir un consentement (personne ne s’oppose au plan d’action), ce sera plus productif que d’arriver à ce que tout le monde soit d’accord.

Objectifs SMAC

Pour renforcer l’aspect clarté ci-avant, on peut chercher des objectifs SMAC

  • Spécifique: cet objectif  répond à quoi ? À qui ?
  • Mesurable: est-ce que cet objectif  répond aux questions: quand, comment ?
  • Accessible: cet objectif est-il atteignable et réaliste ?
  • Compatible: correspond-il à l’environnement de l’entreprise, s’intègre-t-il dans la logique de l’entreprise ?

Un objectif n’est pas le résultat de la réunion, le résultat c’est: qu’est-ce que l’on attend à la fin de la réunion pour considérer qu’elle soit réussie? Le résultat doit être un progrès vers l’objectif.

Trois types de réunion

On peut les catégoriser en trois types:

  • Information: beaucoup de préparation, peu de participation
  • Discussion: un peu moins de préparation, un peu plus de participation
  • Recherche: brainstroming, beaucoup d’implication des participants, avec préparation des participants en amont de la réunion.

Il faut avoir conscience de quel type de réunion on va avoir besoin.

Dans l’aspect discussion, le rôle de l’organisateur de la réunion est de

  • lancer la discussion: il est là pour ouvrir, introduire le sujet.
  • passer ensuite dans le rôle de facilitateur, il est là pour s’assurer que la réunion avance, et qu’il n’y a personne qui dérive (scope in/out, rappel des règles de base).
  • Il conclut la discussion en faisant la synthèse. Avant il était neutre, mais là il peut donner son avis et ajouter des informations supplémentaires.

La gestion du temps et le rôle du greffier peuvent être délégués. Dans l’agenda, on peut préparer des slides de temps pour chaque étape.

Et s’il n’y a aucun consensus qui se dessine à une étape ? Si l’étape est prioritaire, alors on peut déborder. Sinon, il faut noter qu’il faudra faire une autre réunion dédiée à cette étape et revoir le processus (le problème a-t-il été correctement identifié ?)

Gestion des perturbations

Utiliser la force du groupe face aux perturbateurs. Dans le cas d’un monopolisateur de parole, au lieu de le confronter, on peut aller chercher le groupe: Que pensez-vous de l’attitude de cette personne ? Est-ce habituel dans l’entreprise ? … pour ne pas être seul face au perturbateur.

Çà peut être aussi un quiproquo qui est en train de se passer, il y a peut être besoin de synthèse et de reformulation.

Dans le cas où le perturbateur est un supérieur hiérarchique ?

Vous préparez un identifiant risque à l’avenir et faites une première réunion sans lui, il y aura un résultat. Lors de la réunion avec le supérieur hiérarchique, les participants auront abouti à un consensus et auront plus de force vers le perturbateur et vous aurez le pouvoir du groupe face au perturbateur.

Si le perturbateur est celui qui a le plus d’informations sur le domaine ?

Ça peut être géré avec plus de préparation de la réunion, ce ne sera pas le seul à avoir de l’information. S’il y a eu plus de participation en amont, vous serez plus à même de gérer le perturbateur.

Post réunion

Avoir sa propre check-list personnelle de compte rendu

  • Noter les personnes présentes à la réunion.
  • Noter l’agenda de la réunion et à défaut au minimum l’objectif de la réunion et le résultat attendu.
  • Faire le résumé des décisions prises à l’issue de l’étape
  • Inclure le plan d’action
  • Rajouter des items personnels : par exemple s’il n’y a pas de retour des participants 48h après l’envoi du compte rendu, il sera considéré comme validé. Cela évite que des participants disent à la prochaine réunion : « ah non j’étais pas d’accord …». Ça marche mieux que demander la validation de chaque participant.
  • Faire la liste de points à creuser : dans le cas où il y a eu des personnes critiques lors de la réunion, on peut les relancer post-réunion, ce sont des personnes qui ont des informations sur lesquelles on pourra s’appuyer.
  • Faire un compte rendu sous format word et envoyer le mail des principales actions (pour les personnes qui ne lisent pas les pièces jointes) avec en pièce jointe le compte rendu (pour les personnes qui n’arriveront pas à retrouver leurs mails).
  • Si des actions ont été réalisées entre la fin de la réunion et le compte rendu, rajouter des commentaires post-réunion: voilà, tel résultat qui était attendu a été obtenu. C’est le moyen de faire en un seul document le compte rendu et la synthèse des informations nouvelles.

Vitamines mentales

Sylvaine Pasqual, sur son site http://www.ithaquecoaching.com/ , donne quelques astuces pour se sentir mieux dans sa vie professionnelle et personnelle.

Le bocal à cons

C’est un pot de confiture vide, avec un petit bonhomme dedans, qui représente les personnes que l’on ne peut supporter, et que l’on enferme dans un petit bocal. La personne prend une autre dimension, elle vous prendra moins la tête et vous serez moins impacté par sa connerie.

On est tous le con de quelqu’un, il y a forcément quelqu’un qui va vous détester pour une raison ou une autre. Et à l’inverse, par rapport à la personne que vous détestez au plus haut point, prendre un peu de recul et vous apercevoir que cette personne vous insupporte dans un contexte bien précis, et que quoi qu’il arrive, elle ne peut pas être un con fini, être un con universel. Ça va vous faire prendre de la hauteur, et au final, vous vous rendrez compte que vous mettez de moins en moins de personnes dans ce bocal.

Ou alors on peut se mettre soi-même dedans si on pense que l’on a été insupportable pour une personne. Le but, c’est d’être le con du moins de personnes possibles.

Le bilan positif de la journée

Le soir, quand on rentre chez soi, réfléchir à une action qui nous a donné de la satisfaction dans la journée. Se concentrer sur une chose positive qui s’est passée dans la journée, ça permet de rentrer chez soi l’esprit plus aéré, et ça permettra que les problèmes que l’on a pu rencontrer au travail aient moins d’impact sur votre vie.

Reconnaître ses accomplissements

C’est reconnaître ce que vous avez fait de bien. Ce n’est pas une rétrospective agile, dans une démarche d’amélioration continue. C’est se sentir bien qui compte.

On peut même faire un journal des accomplissements, ce que l’on a réussi, et on peut même aller plus loin, on peut noter quelles sont les qualités que l’on a mises en jeu pour réussir ces accomplissements.

Se féliciter en équipe, c’est aussi important. En scrum, on peut même faire un „hall of fame“ des accomplissements de l’équipe.

Ne pas négliger les moments de détente ou de convivialité, ça contribue à la cohésion de l’équipe, ça n’est pas une perte de temps, bien au contraire.

Les drivers de personnalité

On peut distinguer cinq drivers de personnalité. Connaître ses drivers, leurs aspects négatifs, ça permet d’éviter d’avoir un auto-jugement négatif en fin de journée. On peut se rendre compte alors que l’on était dans un driver.

Sois parfait

Sois parfait

C’est quelqu’un de réfléchi et de prudent qui cherche à suivre scrupuleusement le process. Son défaut est qu’il risque de ne pas se concentrer sur ce qui est vraiment important.

Sois fort

Sois fort

C’est quelqu’un de très actif, qui va chercher à avoir le meilleur résultat, mais qui ne va pas s’occuper des autres, il va être assez solitaire.

Fais des efforts

Fais des efforts

C’est quelqu’un de volontaire et de persévérant mais il ne saura pas s’appuyer sur les autres, ni demander de l’aide. La personne ne saura pas non plus déléguer.

Fais plaisir

Fais plaisir

La personne va chercher le compromis, à satisfaire toutes les demandes des clients. Elle aura du mal à dire „non“ et à faire des objections aux clients qui demandent des choses contradictoires.

Depeche toi

Dépêche-toi

C’est la personne toujours active, qui va essayer d’aller droit au but. Elle va négliger des plans d’action, ne va pas suffisamment se préparer, ce qui ne donnera pas des résultats satisfaisants.

Le roti (return on time invested)

A la fin d’une réunion, on peut demander aux participants leur avis par rapport au temps passé dans la réunion: s’ils estiment qu’ils ont perdu leur temps, ou si au contraire, ils pensent que le temps a été bien mis à profit.

Last but not least

Un article très intéressant quelques idées sympa pour se sentir mieux

 

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COMMENTAIRES 1 commentaire

  1. Mariane dit :

    Merci pour ce post très positif. Nous allons adopter l’idée du bocal.

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