Je suis agile tout seul

GTD kanban StyleVous avez peut-être sûrement entendu parler des méthodes dites “agiles” dans le cadre de l’organisation du travail en équipe, vous avez peut être intégré une équipe qui utilise la méthode kanban, mais que peut-on en retirer ? Pour la pratiquer pour soi-même, pour être plus satisfait de la façon dont on s’organise, aussi bien dans la vie professionnelle que personnelle  ?

Par ailleurs vous pratiquez peut être la méthode GTD. Or on peut mixer la méthode GTD avec la méthode Kanban. C’est le “GTD Kanban Style”. Vous verrez que ces méthodes sont complémentaires et vous aurez quelques pistes pour savoir comment danser  utiliser le GTD Kanban Style.

Voici donc un retour sur une conférence de Ricardo Minhoto.

Résumé rapide de Getting things done

GTD (Getting Things Done) permet d’avoir une méthode d’organisation personnelle pour avoir un travail plus productif.

5 étapes

Getting things done cycle

1) La collecte de tout ce qui vient à l’esprit, pour décharger l’esprit de l’information et ne pas l’oublier. Ainsi l’esprit est rassuré que l’information ait été enregistrée et on n’a plus sans cesse en mémoire: “Tiens, il ne faut pas que j’oublie de ….”

2) Le traitement passe par un processus dédié: (astuce prônée par GTD : si une action demande moins de 2 minutes, la faire sur le champ.)

3) l’organisation

4) la révision, c’est la remise en cause de votre système à intervalles réguliers

5) l’action consiste à dépiler le système GTD pour agir.

Points importants du GTD :

  • Ne pas oublier la poubelle : si on juge que l’action n’est pas importante et que l’on n’a pas envie de la faire, pourquoi la garder ?
  • Ne pas hésiter à déléguer, si l’action ne relève pas de notre responsabilité.

Aider son moi du futur

Aider son moi du futur

Une philosophie du GTD, c’est « aider son moi du futur ».

Par exemple, une idée vous vient à l’esprit : « Je dois appeler mon médecin pour avoir un certificat médical ». Or ce n’est pas le bon moment,  vous n’êtes pas dans le bon contexte, vous êtes dans le métro  … Comment aider son moi du futur ? En notant le numéro de téléphone du médecin, quand vous serez chez vous trois heures plus tard, vous n’aurez pas à chercher le numéro de téléphone et vous pourrez exécuter immédiatement l’action.

On comprend bien l’intérêt de cette pratique, aussi bien dans la vie professionnelle que privée: en se préparant le mieux possible aujourd’hui pour réaliser les tâches qui devront être effectuées dans l’avenir, on sera moins tenté de les repousser au moment où l’on devra les faire, et on les fera mieux.

Pour des informations plus complètes sur la méthode GTD, consultez cet article.

Des outils implémentant la méthode GTD sont présentés dans cet article

Personal Kanban

C’est une méthode simple de contrôle et de visualisation du travail.

Les différents kanban

Le  « kanban »  est décliné selon plusieurs niveaux :

  • étiquettes : à l’origine, chez Toyota, c’est la petite étiquette qui passe d’une chaîne de montage à une autre avec les informations mises à jour.
  • système : s’oriente autour du flux de travail avec les éléments de travail limités par catégorie.
  • méthode : c’est l’approche organisationnelle qui utilise un système kanban.
  • tableau : le système kanban s’appuie sur un tableau kanban, physique ou virtuel.

Exemple de tableau kanban : un tableau avec trois colonnes :

  • Backlog : liste d’idées
  • Colonne avec les actions en cours (Doing)
  • Colonne avec les actions réalisées (Done)

Limiter le WIP (Work in Progress)

L’intérêt principal du Personal Kanban est de visualiser et de limiter le travail en cours (Doing / Work in Progres).

  • Visualiser :

La visualisation de son travail par un radiateur d’informations (alertes, feux rouges ..) pour prendre ensuite du recul sur son travail. On peut voir en temps réel les impacts des perturbations, ce qui donne un effet zoomé sur les problèmes.

  • Limiter les tâches en cours ( Work in Progess):

Limiter le nombre de  tâches parallèles que l’on peut mener. Cette notion de limite d’éléments de travail peut paraître contre-intuitif mais le système sera plus performant. Ca va vous permettre de mieux réussir l’ensemble. Face à un problème bloquant, tout le monde arrête ses taches en cours et se concentre sur cette tâche afin de l’évacuer le plus rapidement possible.

Exemple d’outil que l’on peut utiliser pour le Personal Kanban : Trello

tabTrello

La limite du nombre de tâches parallèles a été mise à deux (Doing 2). Pourquoi se limiter ? Ce qui est très consommateur de temps, c’est de switcher d’une activité à l’autre, que ce soit mental ou matériel.

La colonne « Delegated » a été mise pour fluidifier le processus.  Il y a aussi une notion de « Due Date » qui dit que telle tâche doit être terminée avant telle date.

Pour préparer le Personal Kanban, deux étapes :

1° Préparer  l’environnement : allez-vous utiliser un outil virtuel comme trello ou un paperboard ?

2° Définir le flux de valeur:  dans le cadre d’un projet, quel est l’élément de travail qui répond le mieux au besoin du client ? Derrière on va définir le flux qui s’oriente autour. Cette notion de flux de valeur est liée à la granularité des tâches avec lesquelles on va alimenter le système. Une fois que l’on a défini le flux de valeurs, on va pouvoir établir le backlog. On peut alors initier le flux tiré : cette notion est essentielle dans la méthode Kanban.  On tire vers la droite le projet. Si on finit une tache dans une colonne, on va piocher une tache dans la colonne de gauche. Enfin, n’oubliez pas l’aspect rétrospective : analyser avec recul son système pour l’améliorer et le faire évoluer.

Le Personal Kanban vs le Kanban

  • Dans le Personal  Kanban, il n’y a que deux pratiques : la visualisation et la limite du travail en cours.
  • Kanban, c’est pour un travail en équipe qui introduit les notions de gestion et de mesure  du flux de travail dans un but d’élimination des gaspillages, des stocks. On initie un flux tiré vers la droite pour éviter de produire, dans le cas des développeurs, du code en trop si derrière il n’y a pas la capacité de tester.
  • Dans Kanban , il y a aussi le fait de rendre explicite les règles de gestion du système : qu’est-ce qui permet de dire qu’une tâche change de catégorie ?
  • Dans Kanban, la notion importante est l’amélioration collaborative : dans une équipe de testeurs, on ne va pas chercher à être performant dans les tests, mais à ce que le projet, dans sa globalité, soit performant. Il y a une vision d’ensemble, et pas centré sur sa catégorie.

Voici un lien qui montre comment pratiquer le jeu Kanbanzine, dans le but de faciliter l’apprentissage de la méthodologie Kanban.

Synergies entre GTD et Personal Kanban

Différences :

  • Dans Kanban, il y a une notion de priorisation plus forte. Dans Kanban, quand il manque des tâches dans « Work In Progress », on va chercher la première dans la colonne « To do ». Dans GTD, la priorisation, c’est : est-on dans le bon contexte de travail ? A-t-on le temps de le faire ? A-t-on l’énergie de le faire ? Viennent ensuite s’ajouter d’autres notions de priorisation.
  • Dans GTD, il n’y a pas de notions de visualisation, bien qu’il y ait des outils qui ont été apportés pour avoir cet aspect visualisation, mais cela ne fait pas partie intégrante de la méthode.
  • Il y a une gestion différente des actions critiques / à date fixe

Similarités :

  • L’objectif est identique, c’est d’essayer d’avancer le mieux possible.
  • GTD et Personal Kanban vont vous permettre de décortiquer les actions, de découper les tâches. Dans le backlog de Personal Kanban, on ne va pas rentrer n’importe quoi, on va décortiquer les tâches pour avoir une granularité homogène. Dans GTD, c’est pareil.

On peut mettre des règles simples du GTD dans le Kanban.

  • Avant de rentrer la tâche dans le backlog dans Kanban, on peut prendre la règle des deux minutes de GTD.
  • Il y a aussi la philosophie de délégation de GTD qui peut être appliquée à son Personal Kanban.

A l’inverse,  la limite du Work In Progress peut s’appliquer à son système GTD.

Comment se combinent Personnel Kanban et GTD ?

Approche top-down

 locomotiveSi l’on part d’un système GTD, on peut décider pour un contexte particulier (par ex les tâches à réaliser à la maison) d’appliquer le Kanban dans le but de mieux réussir et de fluidifier la branche du GTD.

Ca va booster votre branche GTD qui stagne et provoquer une effet locomotive.

Approche macro

fluxprojets

il y a une « To Do » liste de projets dans votre GTD, mais aucun n’est réalisé. On va faire des catégories : les projets devant être achevés, ceux qui sont à l’étape de conception … Dès que l’on aura un projet achevé, on ira en chercher un autre.

 

Le management visuel

Il permet de faciliter la réactivité tout en ayant les éléments nécessaires pour prendre les bonnes décisions.  Vous aurez également l’objectif bien en tête, et vous prioriserez les éléments pour atteindre cet objectif.

L’aspect kinesthésique (barrer des tâches, drag and drop) contribue au plaisir de l’accomplissement.

Raconte-moi, et j’oublierais

Montre-moi, et je me souviendrais

Laisse-moi faire, et je comprendrais

Confucius

Quelques outils

Xmind : fait à la base pour du mind mapping, qui peut être utilisé pour le GTD. On peut rentrer des tâches visuellement.

Evernote : très connu pour la prise de notes, permet de fonctionner comme une corbeille à idées.

Trello : on prend une catégorie et on la met dans le Personal Kanban.

Mural-Ly : permet de représenter visuellement des tableaux physiques,  on peut faire du drag and drop de sites web, il affiche les miniatures, on peut rajouter un lien vers des notes Evernote.

Des articles intéressants sur le sujet

Steve’s thoughts on agile and lean in the contexts of software development and life.

Can kanban make my home life better?

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COMMENTAIRES 2 commentaires

  1. Pascal Venier dit :

    Un billet d’une excellent tenue. Permettez-moi d’attirer votre attention et celle de vos lecteur sur la modeste série de trois billets sur “Doing GTD Kanban Style” [http://www.personalkanban.com/pk/featured/doing-gtd-kanban-style-1/] que j’ai publié en avril 2013. Elle devrait vous intéresser. Elle est égalemenr disponible en langue française: GTD à la mode Kanban [http://www.pascalvenier.com/gtd-kanban-personnel-1/].

  2. […] aujourd’hui un billet d’une excellente tenue, rédigée par Stéphane Hordoir, “Je suis agile tout seul” pour le blog de la société SOAT à Paris, dont je ne saurais que recommender la lecture. Il offre […]

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