[LeanKanban France 2013] (Re)Start with what you do now

lkfr-horiz-transparentLes 03 et 04 octobre ont eu lieu le LeanKanban France 2013, série de conférences autour des méthodologies agiles Lean et Kanban. Pendant cette première journée j’ai eu l’occasion d’assister à la présentation de Jasper Sonnevelt, un coach agile hollandais, sur le retour à une question importante : “Pourquoi Kanban ?”

Kanban, comme toutes les autres méthodologies, se base sur plusieurs principes clés. C’est par un rapide rappel de ces quatre principes que débute la présentation de Jasper.

Les quatre principes sont :

  • Commencer parce que vous faites maintenant
  • Accepter de poursuivre le changement évolutionnaire
  • Initialement respecter les rôles, responsabilités et titres actuels
  • Encourager les actes de leadership à tous les niveaux

Pourquoi Kanban ?

Scrum est à la mode depuis plusieurs années, mais il existe un grand nombre de méthodologies. La question de l’implémentation de Kanban est donc légitime. N’importe quel coach vous le dira, le choix de la méthodologie dépend d’un grand nombre de facteurs et de critères. Cela dépend du problème que l’on cherche à résoudre. Que ce soit l’amélioration du processus Scrum en place, pour réduire le  nombre de tâches simultanées ou encore pour implémenter des métriques, toutes sont des raisons valides.

Sachant cela, on ne peut qu’être d’accord avec Jasper lorsqu’il dit:

  • Il existe différentes raisons pour choisir une méthodologie (de changement)
  • Les objectifs finaux sont spécifiques à un contexte donné

Le “golden circle”

Le “golden circle” ou cercle doré est une représentation visuelle sous forme de cercles imbriqués de l’importance donnée à quelque chose, en allant du plus important, à l’intérieur, jusqu’au moins important à l’extérieur.

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Comme l’indique Jasper, tous les leaders, toutes les équipes et toutes les entreprises ayant du succès agissent, pensent et communiquent d’une façon très similaire.

Le cercle est composé comme suit, de l’intérieur vers l’extérieur :

  • Why / Pourquoi : la motivation
  • How / Comment : le processus de fabrication
  • What / Quoi : le produit ou la solution

Cette représentation est souvent utilisée en agilité pour représenter le sens dans lequel on devrait prioriser les processus, en sachant tout d’abord pourquoi avant de faire tout le chemin menant au produit.

Lorsqu’on parle d’agilité, il existe bien souvent cette motivation sous-jacente d’arriver au succès. Jasper nous indique que pour atteindre ce but, il existe plusieurs possibilités…

Sous l’influence du facilitateur, le cercle doré va se modifier pour devenir :

  • Pourquoi : la motivation
  • Comment : la méthode et les principes
  • Quoi : les politiques

Ce seront les trois questions que le facilitateur posera aux différentes parties en jeu. D’après son retour d’expérience, voici les réponses qu’il a obtenues :

  • Pourquoi :
    • Réduire le stress
    • Avoir un client heureux
    • Etre transparent
  • Comment :
    • Avoir un travail varié
    • Impliquer notre client
    • Faire de petits changements à notre processus
    • (Implémenter Kanban)
  • Quoi
    • Installer un tableau
    • Faire des stand-ups et des rétrospectives
    • Travailler souvent dans les bureaux de nos clients
    • Limiter notre travail en cours

Le facilitateur met également en place un support visuel (le tableau) afin de pouvoir suivre l’évolution du projet, de s’assurer que le client est impliqué et que le travail est prêt à commencer. Tout ceci passe par une forte implication de l’équipe, non seulement au niveau du tableau mais également pour les métriques, les politiques…

De l’intérieur vers l’extérieur ou l’inverse ?

Cette question, posée à l’auditoire, renvoie évidemment au cercle doré pour savoir comment, d’après nos expériences, nous avons implémenté Kanban.

IMG_0196Il n’y a pas vraiment de bonne réponse. Commencer de l’intérieur, par le pourquoi, peut être un exercice extrêmement délicat au début d’un projet, et souvent on commencera de l’extérieur. Cela ne veut pas dire qu’à un autre moment nous ne commencerons pas de l’intérieur… Ce qui est précisément ce que voulait illustrer Jasper !

En revenant aux principes de base de Kanban, nous avons vu que le premier principe “Commencer parce que vous faites maintenant” est devenu “Ne revenons jamais à ce que c’était lorsque nous avons commencé”.

Lorsqu’on parle de processus itératif, il ne faut pas oublier que Kanban est également un processus. Par conséquent, il faut être capable de le remettre en question, d’analyser ce qui a été essayé et implémenté. C’est à cette occasion qu’on se rendra compte, tout comme Jasper, qu’il existe parfois des choses au sein même de notre processus qui n’ont pas/plus de sens.

Le “pourquoi” dans une organisation passe par la communication. Plus une organisation est grande, et plus cette communication est difficile, augmentant ainsi la probabilité de perdre le “pourquoi”. C’est ainsi que parfois, le “comment” devient le “pourquoi”.

En demandant à son équipe pourquoi ils utilisent Kanban, la réponse était :

  • Avoir un travail varié
  • Impliquer notre client
  • Faire de petits changements à notre processus
  • (Implémenter Kanban)

Aller de l’avant

Jasper insiste sur le fait qu’il faut toujours aller de l’avant. Cependant, il précise qu’aller de l’avant ne signifie pas améliorer les mêmes choses, encore et encore. Cette tâche deviendrait vite impossible. Il faut donc itérer, améliorer différents points, sans perdre de vue le “pourquoi”. Pour cela, il conseille de créer une espèce de grand panneau avec la définition du “pourquoi” et de l’afficher quelque part où les gens le verront.

Jasper conseille également de s’imposer des politiques de limite de temps, afin de revoir régulièrement le travail. Il nous a également présenté un outil similaire au Keep Drop Start, où les colonnes sont “Garder”, “Changer”, “Arrêter” et “Pourquoi faisions-nous ça ?”. Cet outil permettra à l’équipe de réfléchir sur ses pratiques et ses habitudes, dans une optique d’amélioration continue.

Un point de vue extérieur est également recommandé, que ce soit un coach ou simplement une personne d’une autre équipe. Cette personne, en tâchant de comprendre le fonctionnement de l’équipe, posera des questions que l’équipe ne se pose probablement pas.

Conclusion

Jasper a conclu sa présentation en indiquant que tout ou presque est contextuel, il n’existe donc pas de recette magique. Il indique également qu’un grand nombre de choses que nous faisons aujourd’hui dans nos équipes ne fonctionnera pas de la même façon dans six mois, il est donc important de le garder à l’esprit. Enfin, pensez à tout remettre en question, sans exception !

Cette présentation était rafraîchissante, Jasper est un bon orateur et il est vrai qu’il est facile de se laisser emporter et de tenter d’améliorer les mêmes choses encore et encore, pour viser une perfection qui, en plus d’être impossible à atteindre, n’est pas forcément utile. La difficulté réside dans notre capacité à nous poser les bonnes questions au bon moment.

Pour aller plus loin

Le site web de Jasper Sonnevelt

Le twitter de Jasper Sonnevelt

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COMMENTAIRES 1 commentaire

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