[ScrumDay 2014] Coaching Teams Through Change avec Rachel Davies

Logo-Scrum-Day-2014-small-HD1Galvanisé par la dernière conférence à laquelle vous venez d’assister, reboosté par les paroles d’un co-auteur du manifeste agile, remis en cause dans vos méthodes par des interlocuteurs internationaux, vous revenez dans votre équipe avec plein d’idées novatrices et une envie de tout révolutionner.

C’est sur cet exemple que Rachel Davies commença sa conférence sur la gestion du changement dans nos contextes agiles. Co-auteur du premier livre de coaching agile, elle nous titille sur l’envie que tout un chacun a connu en rentrant d’une conférence : changer son quotidien avec toutes ces bonnes idées.

Mais est-ce que c’est le bon moment ? La bonne façon ? Vos idées sont-elles assez mûres ? Comment faire passer votre message ?

Introduire un changement

Qui a déjà tenté de faire changer son environnement de travail s’est confronté à différents obstacles : refus du changement, incompréhension, non acceptation, obligation plutôt qu’adoption… Le plus grand des obstacles reste la résistance des gens. Les individus sont au cœur des projets, le moteur de réussite comme d’échec d’un changement. Un changement n’est jamais anodin, il se fait d’un contexte, un objectif, des contraintes, etc. Dans tous les cas, il n’est jamais simple. Il peut être tentant d’abandonner mais c’est en recommençant, en s’adaptant, en se remettant en cause que l’on arrivera à un résultat (d’où les principes d’amélioration en continue des méthodes agiles).

Reprenons l’exemple de notre conférencière de retour à son travail. Elle rentre voulant prêcher la bonne parole mais personne ne l’écoute. Est-qu’il y a un problème avec l’équipe ou alors plus simplement dans son approche qui n’est pas adaptée ?

Un changement est avant tout une démarche lente. Cela prend du temps ! Vouloir tout changer d’un coup n’apportera rien de bon. Il faut d’abord se mettre à la place des gens. Voir leur point de vue et adapter votre discours. Trouver l’adhérence entre ce que vous voulez leur dire et ce qui peut les intéresser, vous n’en serez que plus pertinent.

Faire un retour d’expérience à votre équipe est un bon point de départ. Vous pourrez identifier des interlocuteurs pour la suite. A noter, un sceptique n’est pas forcément un frein. C’est quelqu’un qui a réfléchi à votre problématique mais qui n’a pas forcément la même vision. Il a déjà pensé à vos idées et a ses raisons. C’est sur ce terrain que vous devez aller avec un sceptique, creuser ses raisons. Même si elles sont nombreuses, prenez le temps de régler chacune d’entre-elles.

Si vous voulez régler un problème, commencez déjà par le mettre en avant. Identifiez-le, mettez en place des indicateurs (cela peut être le nombre d’anomalies des dernières releases, où le nombre de fois que Kevin a été en retard au DSM ce sprint) et affichez-le !

Travailler sa communication

Toute communication commence par écouter.

Pourquoi écouter ?

  • Recueillir des données
  • Montrer du respect
  • Avoir des avis
  • Avoir des encouragements

Sur le papier, c’est simple. Mais dans la pratique, il faut appliquer quelques astuces pratiques. La première est de faire des entretiens individuels dans un lieu neutre et calme. Évitez le poste de travail de votre collaborateur ou votre propre bureau; pourquoi ne pas aller dans l’espace détente pour parler tranquillement ? Regardez la personne, indiquez lui que vous êtes à son écoute. Taisez-vous ! Laissez l’autre s’exprimer et encouragez le à aller plus loin dans ses propres raisonnements. Supprimez les distractions extérieures, vous êtes là pour écouter l’autre pas pour répondre à vos textos ou vos emails. Montrez-lui qu’il a toute votre attention. Se créer un climat d’échange propice vous aidera à recueillir des précieuses informations parfois sous un jour nouveau.

On peut avoir une très bonne idée, un processus qui fera avancer vos projets et optimisera votre productivité. Mais il faut y consacrer du temps et la faire mûrir avant de l’appliquer.

Allez-y par étapes. Comprenez l’historique, si vous rentrez dans un cycle de plusieurs changement infructueux, essayez d’abord de comprendre ce qui n’a pas marché avant de vous lancer dans un nouveau qui ne sera pas forcément pris à sa juste valeur. Ce qui s’applique dans une entreprise n’est peut être pas adapté à la vôtre. La culture de l’entreprise est à prendre en compte.

Pourquoi ne pas appliquer ces bonnes idées à vous même en premier ? Vous pouvez en être un ambassadeur par l’exemple.

Avant de commencer le changement, il faut que votre vision soit partagée. Passer par l’approbation des managers sera parfois nécessaire, il vous faudra leur montrer la nécessité d’y consacrer du temps (et du budget…) en leur mettant en avant les bénéfices à en retirer.

Garder pour soi-même ses idées ne fera pas tout changer magiquement. Profitez des moments comme la pause café ou les repas pour évoquer vos idées et vous confronter aux autres. Ce sera le début pour impliquer les autres. Ce n’est pas forcément le moteur initial qui reçoit la gloire du succès. Laissez les autres porter vos idées. Encouragez leurs expériences, cela provoquera une meilleure acceptation. La motivation d’une équipe se base sur la reconnaissance et la liberté de choix.

Changement dans un contexte agile

La rétrospective en fin d’un sprint est un bon outil pour récupérer les informations sur le court terme mais aussi le long terme. Rachel utilise avec ses équipes les graphes d’humeur. Chacun se positionne sur une échelle allant du content au mécontent en passant par le neutre. Suivre au fur et à mesure des sprints ces indicateurs vous aidera à voir si vos changements font effet et si de nouveaux changements sont à propos ou doivent attendre. N’oubliez pas que vous travaillez avec des gens. Ils ont leurs propres soucis, contraintes, stress qui peuvent évoluer dans le temps. C’est à prendre en compte.

Un changement doit être fait en accord avec toute l’équipe pour être mieux accepté. Profitez du management visuel pour le mettre en avant. Un exercice intéressant, est de demander à chaque membre de l’équipe de se positionner sur une échelle pour voir son accord ou pas avec les actions. Il est important d’identifier si les votes changent d’une rétrospective à l’autre. Une personne étant exclue systématiquement doit capter votre attention (et voir si le problème est bien lié au changement ou non, s’il est adapté à la mouvance du reste de l’équipe). Une divergence d’opinion doit être comprise et prise en compte.

echelle_acceptation

Un autre exemple de Rachel était le recrutement de nouvelles ressources dans ses équipes. Après plusieurs semaines infructueuses, un atelier a été monté regroupant différents membre de l’équipe, des RH et du management. En faisant une rétrospective, ils sont arrivé à en sortir un nouveau processus de recrutement. Le fait de faire tourner le responsable des recrutement a permis la remontée de nouvelles idées et une nouvelle dynamique. L’introduction d’un ourson (Ted) pour indiquer le responsable a renforcé l’implication. La rotation du rôle a permis une meilleure communication en interne sur les difficultés rencontrées.

Un autre outil utile peut-être le “Forced field Analyses”. Confrontez l’état dans lequel vous êtes et l’état que vous voulez atteindre. Identifiez ce qui vous fait avancer et ce qui vous ralenti. En mettant en avant ces quatre axes et en les challengeant vous pourriez trouver des clefs pour réussir vos changements.

Conclusion

En sortant de votre prochaine conférence, prenez le temps de digérer ce que l’on vous a présenté. Identifiez vos problématiques et ce qui pourrait s’y appliquer. Réfléchissez à comment vous allez susciter l’intérêt et l’accord de tous. Et surtout, n’oubliez pas que le changement prend du temps !

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