[ScrumDay 2014] Let’s Sketch Together

Scrum Day 2014On compare souvent les agilistes à de grands enfants. Et quel meilleur cadre pour ces grands enfants que celui de DisneyLand Paris, pour accueillir l’édition 2014 du ScrumDay ? Mon âme d’enfant n’a donc pas pu résister à l’appel de l’atelier d’Alvin Berthelot, sur l’utilisation des croquis dans la création d’un produit.

Les anglophones l’auront compris, il ne s’agit pas de théâtre mais bien de croquis, qui vont nous servir pour réaliser toutes les étapes, hors développement, de la création d’un produit. L’atelier se base sur un constat simple : les projets ont tendance à s’éterniser, car les objectifs ne sont pas les mêmes pour tout le monde, ce qui entraîne un manque d’intérêt et d’innovation à mesure que le temps passe. La solution pourrait se trouver dans les concepts que cet atelier veut mettre en avant : la collaboration, la priorisation et l’idéation continue.

Alvin commence donc la session par une petite explication du processus que nous allons suivre sur les deux heures à venir, et insiste sur une des particularités de l’exercice : chaque étape va être timeboxée, pour nous pousser à être efficaces.

Première étape : Former une équipe

A l’annonce de la formation des équipes, les regards se croisent entre connaissances, on pense évidemment à se mettre avec les personnes que l’on connaît. Seulement voilà, l’objectif est de créer une équipe pluridisciplinaire.

Alvin nous explique donc que nous allons nous séparer en catégories professionnelles, et qu’il va nous répartir lui-même en petites équipes d’environ 5 personnes, en tentant de mélanger les compétences. Développeurs, Middle management, Top Management, Marketing, Conception… les grandes catégories sont énoncées, et les compétences sont réparties, même si les proportions ne le permettent pas toujours.

Je me retrouve donc dans une équipe assez orientée technique, puisqu’elle est composée de deux développeurs (dont moi), un chef de projet et un ergonome.

Maintenant que les équipes sont formées… Let’s sketch together !

Deuxième étape : Idéation individuelle

Alvin a préparé deux sujets pour nos quatre équipes et nous annonce que chaque sujet sera traité par deux équipes. Le premier sujet parle d’un artisan couvreur qui dirige une petite entreprise de quatre personnes, et qui souhaite avoir une application sur tablette, qui lui permette de faire la présentation de son entreprise à ses clients, ainsi que de gérer les mises à jour du contenu simplement, car il n’est pas très à l’aise avec les nouvelles technologies. Le second sujet traite d’une société qui veut simplifier la gestion des notes de frais et sa synchronisation avec le système de comptabilité interne, en ayant une application mobile permettant d’enregistrer et d’envoyer directement une note de frais.

IMG_20140410_122553Commence alors la phase d’idéation individuelle. Vous l’aurez compris, il s’agit là d’une réflexion individuelle sur le sujet assigné à l’équipe. Une seule consigne à respecter : il faut faire un croquis de tout ce qui nous vient à l’esprit. Même si elle paraît simple, cette étape est compliquée, tant on a du mal à focaliser sa créativité sur un sujet en particulier. On essaye de dessiner les écrans de l’application, d’y mettre beaucoup de contenu pour que ce soit clair, puis on pense à une autre façon de faire la même chose, et encore une autre, utilisant beaucoup de temps pour une même fonctionnalité.

Notre équipe ayant écopé du sujet de l’artisan couvreur, je me retrouve à essayer de créer une page d’accueil regroupant toutes les fonctionnalités principales sous forme de grappes, pour conserver la simplicité. Je m’attaque ensuite à la page de présentation de l’entreprise, sans trouver de résultat qui me satisfasse vraiment, ce qui me pousse à modifier sans cesse mes croquis, sans vraiment me fixer sur un résultat.

Seulement, voilà, cette étape ne dure que 6 minutes ! Et, j’aime autant vous dire qu’après 6 minutes, personne n’est fier de son résultat.

Troisième étape : Pitch individuel

Maintenant que chacun a laissé libre cours à son imagination, et produit des croquis de ses idées, vient l’heure de la mise en commun avec le reste de l’équipe. Une fois de plus, l’exercice est chronométré : en moyenne, 1 minute 30 par personne, soit environ 10 minutes pour la mise en commun complète. Durant ce cours laps de temps, l’idée est de présenter au reste de son équipe les idées représentées par nos divers croquis, en essayant de mettre en valeur la fonctionnalité et le mode de fonctionnement.

Le constat est flagrant : personne n’a eu le temps de décrire beaucoup de fonctionnalités sur ses croquis, mais les différentes visions du projet, dues aux différentes catégories professionnelles, permettent de se retrouver avec un lot de fonctionnalités quasi-complet dans l’équipe.

Ainsi, après avoir chacun présenté nos idées, nous nous retrouvons avec différentes idées de présentation de l’entreprise, tant sur la forme que sur le fonctionnement, deux types de menus, un processus de création de projet de travaux, ainsi que d’autres fonctionnalités, comme le calendrier ou la mise à jour du contenu grâce à un mode backoffice.

Quatrième étape : Idéation collective

IMG_20140410_125838La véritable difficulté de cet exercice apparaît à présent puisque, forte des idées exposées dans la phase précédentes, l’équipe doit à présent se mettre d’accord sur les fonctionnalités essentielles, la façon de les présenter et de les faire travailler ensemble. Démarre alors ce qu’Alvin a baptisé le “ping pong time”, au cours duquel on réagit sur ce qu’ont présenté les autres membres de l’équipe, dans le but d’extraire le meilleur et de trouver rapidement des fondations sur lesquelles bâtir le produit. Encore une fois, les croquis guident cette phase d’idéation, et au fur et à mesure des discussions, les écrans de l’application prennent forme, et se voient attribuer du contenu, et un fonctionnement global.

La principale difficulté réside dans le fait que toute l’équipe n’a pas priorisé les mêmes besoins à partir des sujets. Quand certains auront mis l’accent sur le fait que l’application doit être simple pour que notre artisan sache l’utiliser, d’autres auront favorisé une panoplie de fonctionnalités qui la compliqueront mais la rendront plus polyvalente. On voit cependant se former progressivement un objectif commun, qui fluidifie la réalisation du projet.

Dans mon équipe, on se met rapidement d’accord sur la priorisation des objectifs : il faut une application simple à utiliser, qui permette de présenter l’entreprise et de créer un projet de travaux facilement avec le client. Nous appliquons le même processus à chaque sous-partie par la suite : prioriser les objectifs, implémenter, finaliser. Les croquis s’avèrent être très utiles, car ils nous permettent d’illustrer les fonctionnements ainsi que les contenus et de mettre en avant les éléments importants de manière plus appuyée qu’en les ayant simplement énoncés à l’oral.

Cependant, toutes ces discussions prennent du temps, et Alvin avait prévenu, tout est timeboxé ! Malgré les vingt-quatre minutes accordées, on arrive rapidement au bout, avec un produit avancé, mais pas terminé.

Cinquième étape : Pitch produit

Quatre équipes, deux sujets, il fallait bien qu’à un moment, il y ait une confrontation. A ce stade de l’atelier, chaque équipe a des croquis plus ou moins complets de son produit, et va donc pouvoir en faire une présentation la plus alléchante possible à l’équipe qui travaille sur le même sujet. L’idée ici n’est pas de s’affronter pour savoir qui a la meilleure application, mais d’obtenir des retours et des critiques sur les produits en construction.

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Les équipes se prêtent au jeu et on constate que, pour un même sujet, les objectifs de chaque équipe peuvent être très différents. Ainsi, mon équipe est partie sur une application intégralement gérée sur une tablette, tandis que l’équipe concurrente a pris le parti de réaliser un site internet adapté à l’utilisation d’une tablette, avec une gestion backoffice par ordinateur.

Une fois les présentations terminées, on pose des questions sur le fonctionnement, puis les équipes reviennent à leur place, le cerveau bouillonnant d’idées d’amélioration issues des retours et des critiques autant que de la présentation de l’application “concurrente”.

Sixième étape : Idéation collective

IMG_20140410_125846Et oui, en bons agilistes, nous utilisons les retours pour améliorer nos produits! Ainsi démarrent les vingt-quatre minutes de la seconde phase d’idéation collective. Une fois encore, les critiques et retours n’ont pas forcément été compris ou envisagés de la même façon, et les discussions vont bon train pour trouver la meilleure configuration. Cependant, les croquis nous servent de support, et on a tendance à tout illustrer par un petit dessin qui apporte une dimension visuelle à nos idées et qui fluidifie beaucoup le processus d’explication.

On modifie, on peaufine, on agrémente… les applications prennent forme, et le discours de présentation du produit est lui-même étoffé, à mesure que les fonctionnalités sont exposées et que l’objectif commun se renforce. Les retours de l’équipe concurrente nous ont fait réaliser que les fonctionnalités de mise à jour de l’application ont été laissées de côté et nous nous penchons donc sur cette partie, avant de rajouter des petits plus sur les différents écrans de notre produit.

Le temps imparti est finalement écoulé, et les équipes n’auront plus le droit de toucher leur création.

Septième étape : Pitch produit

Si le premier pitch produit consistait à présenter son application à l’équipe concurrente pour obtenir des retours, ce n’est plus l’objectif ici. Au début de cette étape, des billets factices ont été distribués aux membres de toutes les équipes, et c’est en tant qu’investisseurs qu’ils vont assister à toutes les présentations. Le principe est simple : les équipes concurrentes présentent leurs applications à tour de rôle et les investisseurs distribuent un billet à l’application qu’ils ont trouvée la meilleure.

Dernière consigne de cet exercice, Alvin veut que ce pitch produit soit réaliste, et ne nous octroie donc que deux minutes par présentation, pour nous forcer à communiquer l’essentiel. Les présentations sont faites, les billets sont distribués, et on échange brièvement sur les idées exposées.

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Huitième étape : Feedback

Encore une fois, en bons agilistes, on fait un point à la fin de l’atelier, pour revenir sur le travail effectué, et donner des feedbacks. Après nous avoir mis des post-it à disposition, Alvin nous demande d’y noter notre ressenti pour le placer sur le graphique ci-dessous.

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Sur le même principe qu’une rétrospective, nous allons chacun notre tour poser notre post-it et expliquer brièvement la raison de son emplacement ainsi que notre ressenti. On constate rapidement que l’atelier a beaucoup plu, et que beaucoup d’entre nous aimeraient utiliser cette méthode de travail dans leurs entreprises. Certains retours sont toutefois négatifs, mais plus par manque de faisabilité sur leurs projets en cours que par désintérêt pour l’exercice.

En ce qui me concerne, j’ai trouvé l’exercice très intéressant. Toutefois, mon post-it ira se placer dans la section “Oui, mais…” car je pense que, même si ce processus permet de bâtir une trame convenable à partir de nos idées, ce ne sera pas suffisant pour créer un véritable produit. Cependant, je pense qu’il peut être utilisé au lancement d’un projet, pour faire émerger un grand nombre d’idées et essayer de consolider les différentes parties prenantes d’une équipe produit autour d’objectifs communs.

Toutes les bonnes choses ont une fin…

Bk3KOFwIIAA6I0tL’atelier se termine sur une note très positive, puisque les commentaires laissés à Alvin sur le panneau d’évaluation de l’atelier sont excellents. Il semblerait que, contre toutes attentes, les différentes parties prenantes d’un projet puissent travailler ensemble, et efficacement!

Vous pouvez retrouver les slides de l’atelier ici.

Merci encore à Alvin et à toute l’équipe du ScrumDay pour l’organisation de cet événement!

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