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[ScrumDay 2015] Le plus petit pas, comment accélérer votre transformation en passant de 1000 à 1 personne

logo-scrumday-2015-01 Le thème prépondérant de cette édition 2015 est à n’en pas douter la mise à l’échelle de l’agilité. Au-delà des bonnes pratiques à l’échelle d’une équipe de développement, plus loin que la gestion de plusieurs équipes agiles, c’est vraiment une réflexion sur l’application des principes agiles à toute l’entreprise
qui occupe les esprits. Certes pas une idée neuve, elle est encore en pleine expérimentation. Il est temps de voir ce qui marche, ce qui ne marche pas, quels sont les obstacles et comment les dépasser. Nicolas Gouy auteur de “Le plus petit pas” et coach agile nous fait part de quelques gestes simples pour bien opérer une transformation agile à grande échelle.

Agile à grande échelle et probabilité d’erreurs

Quand vous arrivez sur un nouveau projet, dans un nouveau contexte, même sachant que chaque environnement est unique, vous venez avec vos idées, votre vécu et votre expérience. On arrive tous avec nos à priori guidés par nos probabilités. On est tenté de reproduire ce qui a déjà fonctionné. Mais ce qui a marché dans un contexte ne fonctionnera pas forcément dans un autre. Partant de ce postulat, Nicolas Gouy ne nous propose pas la solution miracle mais s’appuie sur des constatations sur le terrain (mise en place de l’agilité chez Michelin) pour nous donner des pistes.

Qui dit agilité à grande échelle, dit opinions à grand échelle ce qui donne une probabilité d’erreur démultipliée. Selon les organisations, la décision de passer à l’agilité peut venir du top management ou au contraire partir d’une volonté des équipes de développement. Imaginez que votre dirigeant prenne 80% de bonnes décisions. C’est déjà un bon score. Maintenant, passons à son n-1, qui doit mettre en pratique ces décisions, et disons que lui prend également 80% de bonnes décisions. Partant des décisions du dirigeant, il ne restera plus que 64% de bonnes décisions à ce niveau. Descendons encore (on va se limiter à 4 niveaux, espérons que chez vous ce n’est pas trop pyramidale). Quand on arrive au n-3, on n’est plus qu’à 40,9% de bonnes décisions. C’est très schématique, mais je suis certain que vous avez tous rencontré dans vos expériences des cas concrets illustrant ce biais. Ce qui est amusant, c’est que ce principe fonctionne dans les deux sens. Si l’équipe de développement estime prendre 80% de bonnes décisions, au niveau de l’entreprise peut être que seulement 40,9% seront réellement bonnes. Tout cela pour faire comprendre que le passage à l’échelle n’est pas simple et s’accompagne inexorablement d’une démultiplication des erreurs possibles.

La recette miracle n’a pas encore été inventée. Par contre, quelques gestes simples peuvent permettre une transformation plus aisée.

5 gestes pour diminuer les erreurs

Geste 1 : ralentir et chercher à résoudre un problème à la fois

Une chose à la fois. Quand vous voulez vous soigner vous n’allez pas aller voir une dizaine de docteurs pour tout régler en même temps. Bon courage pour savoir ce qui vous a guéri. Parfois, vouloir tout régler tout de suite n’est pas probant. Il est bon de faire de la prévention mais pas à outrance. C’est souvent plus instructif d’attendre que le problème arrive pour mettre en place une solution fiable que de mettre en place dès le début des solutions qui ne seront pas comprises. Quand vous passez une équipe sur une approche Agile, appliquer une démarche Kanban en introduisant les pratiques petit à petit peut améliorer l’acceptation des changements apportés. Cela laisse ainsi le temps à l’équipe d’intégrer les vraies bénéfices des nouvelles pratiques afin d’opérer une transition en douceur. Vous n’aurez pas perdu votre énergie à vous disperser dans tous les sens.

Geste 2 : voir avec ses pieds pour valider ses hypothèses

Allez sur le terrain ! Une certaine distance existe entre le développeur et le client final. Faire rencontrer les deux univers permet de renforcer l’engagement de l’équipe, d’avoir un produit d’exception et permet surtout d’obtenir le sourire du client. Il faut arriver dans un cercle vertueux. Il est bon de regarder les indicateurs classiques (burn down, velocité, ..) mais avant tout, il est primordial de mesurer l’intérêt des équipes pour le métier du client. Car la finalité n’est pas dans les indicateurs, elle est dans la satisfaction du client. L’exemple donné était le développement d’une interface de saisie où le client avait demandé explicitement que la validation soit faite par la touche espace. Le développeur voyant cela s’est dit que c’était stupide, une erreur de spécification. Le produit fini avait donc une interface de saisie validable par la touche entrée. Elle était totalement inutilisable. En effet, elle est destinée à des personnes travaillant dans un atelier, ayant des pièces dans les mains une fois scannées, les mains occupées, il voulait pouvoir valider avec leur bassin en appuyant sur la touche espace ! Pas intuitif pour un informaticien, mais une fois la visite effectuée dans les locaux de leur client final, ils ont compris. Par la suite, ils ont été encore plus probants pour devancer les besoins.

Geste 3 : améliorer le contrôle visuel

Le management visuel a une place importante dans l’agilité et la fluidité de l’information. Il s’agit véritablement d’une pratique managériale innovante favorisant l’émergence des solutions par les équipes. Le contrôle visuel met en avant votre savoir-faire ce qui permettra de le mesurer et du coup d’ajuster vos processus. Prenons l’exemple du burn down chart affiché dans l’open space et mis à jour quotidiennement. Deux équipes, l’une le fait en points de complexité l’autre en heures. Dans l’équipe qui le suit en heure, tout au long du sprint on voit les heures diminuer. Il y a une bonne impression d’avancée. Dans l’autre équipe avec les points, leur burn down stagne. Ainsi, ils ont pu se rendre compte que certes ils avançaient sur les tâches mais ne les finissaient jamais. Cela leur a permis de réagir pour ne pas arriver en fin de sprint avec des User Stories toutes commencées mais aucune terminée (vélocité de 0) comme l’autre équipe. Grâce au contrôle visuel ils ont réagi et mis en place des Task forces. La réactivité de l’équipe s’en est vu améliorée. Le sujet ici n’est pas de trancher si vous devez faire vos burn down en taille de tshirt en heures ou en patates mais d’illustrer que les indicateurs visuels accessibles à tous peuvent être un vrai moteur pour l’équipe et son entourage. Nicolas Gouy citait aussi l’exemple d’une réunion pour décider du design d’un nouveau pneu. L’équipe de développement a pris l’initiative d’imprimer des maquettes grâce à une imprimante 3D. Cela a eu un très bon retour et a permis d’avancer plus vite sur le sujet.

Geste 4 : comprendre en profondeur les besoins de tous et créer des nouvelles stratégies

Identifier le vrai besoin

Chaque personne a sa façon de résoudre un problème. Les solutions peuvent converger mais parfois pas du tout. Ce qui est important de voir, ce n’est pas tant la façon de résoudre les problèmes mais de clairement identifier le vrai besoin. Quand vous aurez identifié le vrai besoin vous pourrez réellement adapter vos stratégies.

Dans sa quête de vouloir comprendre les besoins de tous, Nicolas nous dit avoir rencontré trois problèmes récurrents dans son expérience :

  • La nature du message véhiculé n’est pas claire
  • La circulation de l’information n’est pas bonne
  • Le support devant permettre de véhiculer l’information n’est pas bon

Ces problèmes ont un effet direct sur l’engagement des personnes. L’agile à grande échelle touche principalement à la résolution de ces problèmes.

Geste 5 : faire le plus petit pas chaque jour

Principe simple mais important à appliquer (et finalement pas si facile que cela à mettre en place) : faire le plus petit pas chaque jour. Vous avez identifié votre but, vous savez où aller, et bien allez-y petit à petit. Chercher à faire de grands bons ne sera pas tout le temps bénéfique. Avancer progressivement, petit à petit vous permettra de continuer et de vous rapprocher de votre but qui, comme nous l’apprend l’agilité, va sans doute évoluer pendant que vous parcourrez le chemin jusqu’à lui. Vous n’êtes pas arrivé à faire votre petite avancée et bien au lieu d’abandonner, prenez ce pas comme objectif et voyez quel petit pas vous pouvez faire dès aujourd’hui pour avancer vers lui. Dans pas mal d’entreprise, on met à l’épreuve les feature teams vs. les component teams. Chaque équipe va rencontrer ses difficultés, va mettre en place des solutions. Temps qu’elle avance pas à pas, en s’améliorant progressivement les deux modèles sont bons. Le principal c’est d’avancer pas à pas.

courbe de deuil/vie

Nicolas Gouy faisait un parallèle avec les courbes de vie et de deuils vs. les méthodologies : “La courbe de deuil ressemble étrangement au cycle en V”. Choisissez votre parti.

Pour aller plus loin

Le plus Petit Pas - Nicolas Gouy

C’est à vous de tenter de faire le plus petit pas. Pensez à un but personnel que vous voudriez atteindre sans jamais l’oser, un rêve que vous vous dites non atteignable. Coupez en deux l’effort pour le réaliser tout en gardant en tête d’aller directement à ce but (prenez le temps d’y réfléchir). Coupez encore en deux ! Maintenant trouvez le plus petit pas pour vous mener à cet objectif. Et là, essayez de le faire. Demain vous vous poserez la question est-ce que j’ai fait ce premier petit pas ? Si oui continuez, faites le suivant. Sinon, redéfinissez un plus petit pas et réitérez.

 

Et pour la route si vous voulez un 6ème geste simple pour faciliter votre transition agile à l’échelle : entourez-vous de personnes d’avis contraires. C’est en prenant en compte leurs retours que vous avancerez mieux et que vous ferez une meilleur gestion du changement.

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